Gặp gỡ,trao đổi với nhà tổ chức sự kiện và tính toán chi phí tối ưu

Thảo luận trong 'Sự kiện Công nghệ - Offline' bắt đầu bởi halinhh, 5 Tháng năm 2017.

  1. halinhh Thành Viên Mới

    Chi phí là vấn đề lớn khi tổ chức một sự kiện. Các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn tìm cách tiết kiệm chi phí đến mức tối đa mà vẫn đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và gây dấu ấn trong tâm trí khách hàng.

    Gặp gỡ, trao đổi với nhà tổ chức sự kiện

    Gặp gỡ và trao đổi với nhà tổ chức sự kiện là việc cần thiết, xác định các chi phí và quy mô cũng như thông qua chương trình tổ chức sự kiện sắp diễn ra của tổ chức

    Hiện nay có nhiều cách thức liên lạc với nhà tổ chức sự kiện. Tuy nhiên việc gặp gỡ trực tiếp, trao đổi sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn đặc biệt là những sự kiện quan trọng mang tầm cỡ, ảnh hưởng đến danh tiếng doanh nghiệp.

    Các loại chi phí sự kiện

    Chi phí sự kiện bao gồm chi phí thực (real cost), chi phí ngầm (hide cost), Chi phí quản lý rủi ro (management fee) - hay gọi là phí dịch vụ

    Chi phí thực (RC) là chí phí sản xuất, mua bán đầu vào, thuê nhân công, nguyên vật liệu để sản xuất trang thiết bị.

    Chi phí ngầm (HC) là các khoản chi phí khấu hao trang thiết bị, lưu kho, tồn kho, và đặc biệt là chi phí cơ hội. Trong chi phí ngầm còn những khoản như phần trăm hoa hồng, gặp gỡ khách, đi lại họp hành trong quá trình đấu thầu dự án…những khoản này khi làm báo giá sự kiện không thể kể ra như một hạng mục được, bắt buộc một người lập kế hoạch sự kiện phải khéo léo đưa ẩn vào đơn giá các hạng mục theo công thức (*) dưới đây. Chi phí ngầm (HC) là một là chi phí khó giải thích nhất với khách hàng.

    Chi phí quản lý (MF) là chi phí kiểm soát toàn bộ quá trình chuẩn bị sản xuất, triển khai thực hiện event. Đây là khoản tiền sử dụng để khắc phục sự cố mà không làm phát sinh chi phí thực hiện event theo hợp đồng.

    Mức chi phí quản lý thường từ 3-10%, cá biệt có những chương trình 15-25% tổng giá trị hợp đồng.

    (*) Đơn giá (ĐG) = (RC+HC) + ( RC +HC) x MF ( %)

    Các giải pháp tiết kiệm cho khách hàng

    Xác định rõ ràng kế hoạch và nhu cầu của khách hàng

    Một kết hoạch thay đổi liên tục, quản trị rủi ro kém sẽ làm cho chi phí phát sinh tăng chóng mặt. Những hạng mục đã sản xuất và mua bán thì không được sử dụng, thay vào đó phải sử dụng các hạng mục với chi phí phát sinh cao nhưng không mang lại hiệu quả vì thời gian chuẩn bị không nhiều.

    Kế hoạch rõ ràng, thống nhất sớm với khách hàng cũng giúp cho việc đi lại, gặp gỡ khách hàng được giảm thiểu – giúp cho chi phí ngầm giảm

    Xây dựng và kiểm soát chặt chẽ hệ thống nhà thầu phụ

    Hầu hết các công ty event hiện nay rất khôn ngoan khi chỉ đâu tập trung một số hệ thống trang thiết bị chuyên biệt. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các chi phí lưu kho, khấu hao, cơ hôi. Nhưng khi thực hiện dự án lớn, cần một lượng trang thiết bị khổng lồ ở nhiều lĩnh vực thì họ cần phải đi thuê lại các đơn vị khác – gọi là nhà thầu vụ.

    Việc xây dựng mối quan hệ chiến lược lâu dài với các nhà thầu phụ cũng là một cách để lấy giá tốt và giảm thiểu rui ro cũng như chủ động trong việc triển khai

    Tận dụng tối đa năng lực sẵn có liên kết với các công ty có thế mạnh bổ sung

    Hầu hết các công ty làm thương mại (không có trang thiết bị) khi đi thuê lại các trang thiết bị thì các chi phí sản xuất, dịch vụ đều tăng do khoản chênh lêch thuê lại đó. Để tiết kiệm, chúng ta có thể liên kết với các công ty cùng trường có thế mạnh bổ sung để cung cấp cho khách hàng một gói dịch vụ tổng thể nhưng với đơn giá trực tiếp của các nhà cung cấp.

    Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện

    Vai trò của một quản lý dự án cực kỳ quan trọng, họ phải là người hiểu rõ nhất qui trình thực hiện event họ đang phụ trách.

    Từ đó họ phải có trách nghiệm kiểm soát trang thiết bị cần thiết, dự trù tạm ứng, tính toán số lượng thực hiện không để thất thoát và lãng phí

    Đảm bảo tiến độ thực hiện

    Đây thực sự là yêu tố quan trọng, một qui trình chuyên nghiệp cùng những giải pháp thi công thông minh sẽ góp phần làm giảm chi phí đi rất nhiều

    Tiến độ ảnh hưởng đến: ngày công thợ, tồn kho nguyên vật liệu, rủi ro. Event đúng tiến độ thì các chi phí sẽ không bị phát sinh, chất lượng event đảm bảo

    Xã hội hoá và kết hợp nhiều mục tiêu trong event

    Bản chất của sự kiện là quảng cáo, là công cụ để khách hàng thoả mãn mục tiêu giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ của mình trước công chúng

    Nếu một agency đủ năng lực và sự thông minh để kết hợp thêm các mục tiêu, nhiều công việc tai một event của doanh nghiệp thì chi phí tổ chức sẽ chia đều cho các mục tiêu theo công thức :

    Hiệu quả = Mục tiêu / Chi phí.

    Nhìn vào công thức ta thấy chi phí giữ nguyên, tăng mục tiêu thì hiệu quả sẽ tăng lên.

    Tận dụng lao động thời vụ - cộng tác viên, thực tập viên

    Sử dụng các lao động thời vụ đặc biệt là các sinh viên là một cách thông minh để tiết kiệm chi phí nhân công trực tiếp

    Tạo ra môi trường thực tập lý tưởng, liên kết với các trung tâm đào tạo để tận dụng nguồn nhân lực được đào tạo bài bản mà chi phí rất thấp

    Lựa chọn một chuyên gia quản lý event có năng lực và có tâm

    Một chuyên gia event, khi tư vấn ngoài yếu tố kinh nghiệm thì họ cần một cái tâm – họ cần đặt mình vào vị trí của khách hàng để có thể biết họ cần gì và muốn gì.


    Tư vấn kiểu móc túi khách hàng, không đúng chỗ, không đúng cách, thời điểm cũng làm cho bản chi phí của công ty gửi đến cho khách hàng không tối ưu.

    Đối với một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, việc tình toán các chi phí sao cho hợp lý mà vẫn làm vừa lòng khách hàng là một việc rất khó. Và để làm được điều đó bạn và công ty bạn phải thực sự có năng lực và kinh nghiệm. Tiết kiệm cho khách hàng là tiết kiệm cho chính mình, góp phần gia tăng lơi nhuận.
    Chủ đề tương tự

Chia sẻ trang này